Règlement intérieur

RÈGLEMENT INTÉRIEUR NVC (version proposée le 06/12/2016 et validée le 11/12/16, cf RI CG3)


1 Fonctionnement global de l’association


La gestion interne de l’association comprend:

  • des groupes de travail sous nommés « commissions », elles sont autogérées et évolutives
  • un groupe de Coordination Générale (CG)

Le fonctionnement de l’association s’inspire des principes de sociocratie et d’agilité en entreprise :

  • La sociocratie est un mode de gouvernance qui permet à une organisation, de fonctionner efficacement sans structure de pouvoir centralisée selon un mode auto-organisé et de prise de décision collective. La sociocratie s’appuie sur la liberté et la co-responsabilisation des acteurs. Dans une logique d’auto-organisation faisant confiance à l’humain, elle va mettre le pouvoir de l’intelligence collective au service du succès d’objectifs communs. Cette approche permet donc d’atteindre ensemble un objectif partagé, dans le respect des personnes, en préservant la diversité des points de vue et des apports de chacun, ceci en prenant appui sur des relations interpersonnelles de qualité.

  • L’agilité en entreprise est la capacité à favoriser le changement et à y répondre. C’est une compétence collective. Elle s’appuie sur 4 valeurs fondamentales :

    • L’équipe : dans l’optique agile, l’équipe est bien plus importante que les outils (structurants ou de contrôle) ou les procédures de fonctionnement. Il est préférable d’avoir une équipe soudée et qui communique, plutôt qu’une équipe composée d’experts fonctionnant chacun de manière isolée. La communication est une notion fondamentale.

    • L’application : il est vital que l’application (ici le projet) fonctionne. Le reste, et notamment la documentation technique, est une aide précieuse mais non un but en soi. Une documentation précise est utile comme moyen de communication.

    • La collaboration : Les partenaires (qu’ils soient usagers et/ou clients) sont impliqués dans le développement du projet. On ne peut se contenter de négocier un contrat au début du projet, puis de négliger les demandes du partenaire. L’usager/client est incité à collaborer avec l’équipe et fournir un compte rendu continu sur l’adéquation du projet avec ses attentes.

    • L’acceptation du changement : la planification initiale et la structure du projet sont flexibles afin de permettre l’évolution de la demande du partenaire tout au long du projet. L’adaptation au changement, plus que le suivi d’un plan est gage de succès.


1.1 Fonctionnement de la coordination générale (CG)

La CG traite les questions globales concernant l’association. Elle analyse et valide les propositions argumentées présentées par :

  • les différentes commissions

  • les membres présents à la réunion.

    C’est lors des réunions de Coordination Générale que sont prises les décisions concernant l’association et validées les décisions concernant les commissions.

Elle se réunit au moins une fois par mois en réunion de coordination. Des réunions de coordination supplémentaires et/ou inter-commissions pourront être décidées par la CG et/ou les commissions, selon le mode de décision habituel (expliqué au point 1.4).

Pour assurer la cohésion et l’ouverture de l’association, les réunions de la CG :

  • sont annoncées publiquement sur internet

  • définies par un Ordre Du Jour envoyé aux adhérent-es-s avant celle-ci et disponible sur un document partagé (via internet)

  • regroupent les personnes suivantes

    • responsables légaux (co-président-es-s)

    • au moins un-e représentant-e de chaque commission

    • tous les adhérent-e-s qui le souhaitent.

    • des invités non-adhérents à l’association peuvent également être conviés aux réunions de coordination sur décision de participants à la réunion de CG.


Ces personnes non-adhérentes n’ont droit ni de vote ni d’objection mais elles :

      • sont sollicitées pour donner leur avis (qui reste consultatif)

      • Peuvent émettre des propositions

La personne invitée vient pour découvrir l’association, son fonctionnement, ses membres ou pour intervenir sur des thématiques précises. Elle peut, si elle le souhaite, adhérer à l’association au début ou à la fin de cette CG


Il est demandé à chaque participant à une réunion  :

  • d’être ponctuel car la réunion commencera à l’heure prévue. Si le/la participant-e arrive en retard, il/elle prendra la réunion en route et ne pourra revenir sur des décisions actées précédemment.

  • d’avoir consulté :

    • le compte-rendu de la réunion précédente

    • l’ordre du jour de la réunion à laquelle il/elle participe. D’autant plus, s’il/elle compte proposer un thème de discussion, il/elle amende l’ordre du jeu collaboratif en ligne, en y écrivant le sujet à discuter, son prénom et le temps prévu pour cette discussion.

  • de connaître le fonctionnement sociocratique de l’association (gestes et rôles développés plus loin)

Les participants aux réunions de coordination sont invités à s’auto-limiter sur leurs prises de parole (aller à l’essentiel, traiter point par point, éviter le redites, ne pas accaparer la prise de parole) et à s’informer en amont du compte-rendu de la précédent la réunion de coordination ainsi que de l’ODJ de celle à laquelle il participe, afin de ne pas paralyser la réunion en revenant sur des sujets déjà débattus.


Les commissions rendent compte de leurs décisions et actions lors des réunions de coordination générale (CG).


Il est important que toutes les commissions soient représentées à chaque réunion de Coordination Générale par au moins 1 membre afin :

  • de transmettre à la CG les informations sur les actions de leur commission, et permettre ainsi à la CG d’avoir une vue générale sur la vie de l’association ;

  • d’informer directement les commissions des décisions prises en coordination générale.

Si un groupe de travail n’est pas représenté sans excuse reconnue comme valable par la CG à 3 réunions de coordination consécutives, la CG pourra désigner un nouveau référent, suspendre le budget du groupe de travail ou prendre toute autre mesure permettant de rétablir le fonctionnement normal du groupe.


La CG coordonne les actions des commissions et s’assure qu’elles sont bien conformes au projet de l’association (ce projet associatif est distribué à l’adhésion et est disponible sur simple demande), et ne la mettent pas en péril.


La CG aide à la résolution des problèmes rencontrés au niveau des commissions, si demande de leur part.


La CG stimule les échanges entre les commissions, en facilitant le transfert d’informations entre lesdites commissions. Elle peut suggérer des actions communes impliquant plusieurs commissions.


La CG peut confier des missions aux commissions, qui évaluent si elles peuvent les assumer. Si la mission ne paraît pas réalisable par la commission, celle-ci peut décliner l’invitation, ou demander du renfort.


La CG peut décider de confier un budget aux commissions, qui le géreront de façon autonome.

Pour alléger les CG, les membres actifs et/ou intéressés pourront se réunir pour mettre en place des réunions de planification, de gouvernance ou toute autre réunion afin de réguler les problématiques rencontrées au quotidien).

Ainsi, les CG sont (idéalement) des réunions de validation/discussion autours de propositions et non de recherche de proposition suite à des problèmes rencontrés.

    1. Fonctionnement des commissions

Les commissions sont des groupes permanents ou temporaires, qui travaillent à la réalisation des projets et objectifs de l’association. Dès leur création, elles définissent précisément leurs objectifs, le périmètre de leurs actions, et les font valider ces éléments par la CG.

Ces commissions sont composées d’adhérents volontaires selon leurs envies.


Les réunions des commissions sont organisées selon les règles fixées par le règlement intérieur (cf 1.3). Le mode de décision au sein des commissions est également fixé par le règlement intérieur (cf 1.4).

Si la commission n’a pas de budget propre, elle pourra faire des demandes de dépenses à la CG qui les arbitrera.

Les membres des commissions accueillent et encadrent des adhérents qui participent aux actions de leur commission ponctuellement, sans pour autant faire partie de cette commission.


Les commissions sont animées par au moins un-e (idéalement deux) référent-e(s), qui est (sont) garant-e(s) de :

  • l’organisation des réunions

  • l’animation du groupe

  • la communication entre la commission et la CG


Cela ne veut pas dire que le référent d’une commission est systématiquement le secrétaire ou l’animateur / facilitateur de la réunion de son groupe, mais il s’assure de la transmission des compte-rendus à la CG.


Les commissions désignent leurs référent-e-s comme ils le souhaitent:

  • volontaires tirés au sort

  • élection avec ou sans candidat

  • mandat rotatif (exemple: tous les deux mois le référent change)

  • ou autre


Les commissions désignent un-e ou plusieurs représentant-e-s pour assister à chaque réunion de la CG. Ce-s représentant-e-s présentent les décisions et / ou actions de leur commission, font remonter les éventuelles propositions ou questions du groupe, et s’informent du fonctionnement du reste de l’association, et en rendent compte à leur groupe.


1.3 Déroulé des réunions

Les réunions de Coordination Générale et commissions sont organisées de façon efficace et conviviales, afin de donner envie de s’investir dans l’association, et de permettre à tou-te-s de participer à la vie associative.

Cela implique notamment:

  • la ponctualité des participants à la réunion

  • le respect des horaires de début et de fin

  • que chacun ait lu le compte-rendu de la réunion précédente

  • d’envoyer ou élaborer en ligne (document partagé type framapad) un ordre du jour minuté et de s’y tenir

La réunion peut commencer par un petit tour d’ouverture (ex : météo intérieure) où chacun expose brièvement comment il/elle se sent afin que les autres participants sachent l’état de chacun.

Une fois ce tour terminé, les personnes présentes se distribuent entre elles les 4 rôles suivants:

  • Secrétaire (idéalement, il-elle œuvre en binôme)

    • Il/elle note un compte-rendu puis envoie aux participants, dans les 3 jours qui suivent la réunion, par courriel, le lien du document partagé pour que ce compte-rendu soit ensuite modifiable de tous (uniquement les participants à ladite réunion) durant 2 jours.

      5 jours après ladite réunion, chaque participant a accès au compte-rendu. Il/elle a la charge de mettre en accès libre la version finale non modifiable (PDF) soit sur le site www.nantesvillecomestible.org pour les CG, soit sur Trello pour les commissions.

    • Dans le courriel où la/le secrétaire envoie le lien vers le CR en ligne, il/elle envoie également le lien vers le document partagé pour l’ordre du jour collaboratif de la prochaine réunion qu’il/elle aura réalisé.

  • Animateur, facilitateur

    • Il/elle fait valider l’ODJ et le temps imparti à chaque point

    • Il/elle propose l’ordre de traitement des différents points et s’occupe de leur enchaînement

    • Il/elle veille à ce que les discussions restent dans le sujet de chaque point et que tous les points soient traités

    • Il/elle reformule et synthétise les idées avant de passer au vote de la proposition et/ou au point suivant

  • Distributeur de parole

    • Chaque personne souhaitant s’exprimer lève la main puis le distributeur de parole note l’ordre des mains levées et donne la parole aux différentes personnes dans l’ordre chronologique

    • Il/elle s’assure que personne ne parle trop ou se répète et fait signe à la personne si tel est le cas (par un geste sociocratique: moulin avec les mains)

    • Ceci dit, si quelqu’un s’est très peu exprimé et lève la main, le/la distributeur de parole peut sauter l’ordre chronologie et donner la parole à celui/celle ayant peu intervenu

    • Il/elle essaie également d’inciter tout le monde à s’exprimer

  • Gardien du temps

    • Il/elle a devant lui l’ordre du jour

    • Il/elle veille que le temps alloué à chaque point de cet ODJ est respecté et rappelle les impératifs temporels: «il nous reste 2min pour ce point» ou «la réunion termine dans tant de temps»

Lors des prises de paroles de chacun, le dialogue est facilité par des signes connus de tous pour signifier:

  • la demande de parole (lever la main)

  • l’accord (tremblement des mains vers le haut, [à la manière du « bonjour » de la Reine d’Angleterre])

  • le désaccord (tremblement des mains vers le bas)

  • le “mi-chat mi chien” (une main vers le haut, l’autre en bas)

  • la demande de silence ou de recentrement (joindre ses 2 mains au dessus de la tête façon prière)

  • L’incompréhension du propos de la personne qui s’exprime (avec sa main ouverte paume sur le visage, faire un cercle devant son visage)

  • Le point technique (geste du temps-mort au Handball)

  • la réponse directe adressée à une personne s’exprimant (balancer ses 2 mains d’avant en arrière en faisant le signe du pistolet)

  • la discussion n’avance pas / « j’ai compris ton message, enchaîne » / « on l’a déjà dit » (moulinet avec les mains)

  • l’opposition à la décision (bras en croix)

Nous conseillons également l’utilisation de supports visuels (type paper ou whiteboard) pour noter, par exemple, les décisions prises ou les informations cruciales, c’est le rôle de l’animateur.

Enfin, la réunion peut se terminer par un tour de clôture afin d’exprimer son ressenti sur la réunion.


1.4 Prises de décision

Lors d’une réunion, que ce soit dans le cadre d’une assemblée générale, d’une réunion de la coordination générale ou d’une commission, les décisions se prennent par le consentement bien que la recherche de consensus soit prioritaire (« consensus » : tout le monde est d’accord avec la proposition / « consentement » : personne n’est opposé à la proposition).

Si un-e participant-e ou un groupe de participant-es-s à la CG estime que la proposition émise, mérite une décision par consensus, il/elle propose alors que la décision soit prise par consensus et non par consentement.

Si, au sein des participants à la CG, la majorité plus une voie (ou bien la majorité plus une voie des responsables légaux) vote ce mode de prise de décision, alors la prise de décision se fera par consensus.

Il s’opère donc un tour de parole lors duquel chaque participant à la CG (ou bien chaque Responsable Légal) exprime son avis sur la proposition de décision.
Si, et seulement si, toutes les personnes qui se sont exprimées sont d’accord avec la proposition, alors cette dernière est validée.

Présentation du processus de la prise de décision par consentement :

  • une personne ou plusieurs émettent une proposition et précisent les besoins auxquels cette proposition répond

Cette proposition est ensuite présentée / discutée / améliorée en quatre étapes, leur enchaînement est géré par l’animateur/facilitateur de la réunion :

  • Étape 1 : Clarification

Les questions de compréhension, et seulement celles-ci, sont abordées de manière à ce que chacun comprenne bien l’énoncé de la proposition (« Cette proposition et ses fondements sont-ils bien clairs pour vous ou bien avez-vous des questions de compréhension ?»

Ce n’est pas le moment d’exprimer son opinion sur la proposition émise dans le cercle.

  • Étape 2 : Expression des ressentis

Sous forme d’un tour de parole sans débat (c’est à dire que les membres du cercle ne se répondent pas), chaque participant s’exprime sur la proposition, en commençant par ce qui lui convient (les besoins satisfaits) puis ce qui ne lui convient pas.
Chacun peut alors formuler des suggestions d’amélioration.
Le/s proposeur/s écoute/nt sans commentaire.
C’est le rôle de l’animateur d’estimer s’il est bon de réaliser un ou plusieurs tours de réaction / expression des ressentis.

  • Étape 3 : Bonification(s)

A l’issue de cette étape, le/s porteur/s de la proposition apporte(nt) ou non des amendements à leur proposition. Dans les deux cas, en les justifiant.
Il/s reformule/nt alors leur proposition amendée.

  • Étape 4 : Objections éventuelles

Le consentement = zéro objection.

Chaque participant est invité à dire s’il/elle a, à ce stade, une objection à l’adoption de la proposition.

[Il faut ici bien discerner l’objection de la préférence personnelle.

Une objection n’est recevable que si l’objecteur estime que la décision nuit à l’organisation ou si quelqu’un ne pourrait pas « vivre avec » cette décision.

Par « ne pourrait pas vivre avec », nous entendons : une raison pour laquelle la décision pourrait ne pas fonctionner, ne pas pouvoir être mise en œuvre ou contreviendrait à un besoin fondamental de l’organisation, de ses membres ou de son environnement.

L’objecteur est invité à expliquer en quoi cette décision répond aux catégories énoncées ci-dessus.]

Avant d’entamer un débat libre, l’animateur écrit chaque objection et le prénom de son porteur sur un tableau visible de tous.


La personne qui apporte une objection s’exprime la première sur le sujet, l’animateur lui pose la question suivante: (« que proposes-tu qui permettrait de lever ton objection ? »).

Pour le bon fonctionnement de ce mode de prise de décision, il est demandé à la personne qui objecte d’être engagée dans la recherche de solutions.

Quand plus aucune objection n’est au tableau, la décision est validée.

En cas de blocage, l’animateur peut proposer d’ajourner la prise de décision.

Si le nombre d’objections atteint 1/3 des membres présents, la proposition n’est pas validée.

A l’issue du temps dévolu par l’ordre du jour, si aucun consentement ne s’est dégagé et:

  • si l’émetteur de la proposition et /ou le groupe estime que la prise de décision est urgente, la décision est prise si

    • un vote à main levée obtient la majorité des 2/3 des membres présents à la réunion

  • si la décision peut attendre, les adhérent-e-s qui s’opposent à la décision s’engagent

    • à mettre en place un groupe de travail pluraliste afin de poursuivre les réflexions

    • faire une proposition alternative lors de la prochaine réunion.

1.4.1 Prise de décision urgente

Un groupe composé d’une douzaine d’adhérent-es-s volontaires appartenant à des commissions (référents ou non), appelé GID (Groupe Intermédiaire de Décision) est créé pour prendre une décision urgente (entre 2 dates de CG) impliquant l’association. Ce groupe est l’organe décisionnel en cas d’urgence.

Un-e adhérent-e qui attend une prise de décision urgente contact le GID via cette adresse mail (comm_interne_nvc@lists.riseup.net ). L’objet du mail est intitulé comme suit :

URGENT# le nom de l’urgence.

Dans le mail, cette personne expose clairement le sujet, le contexte, les acteurs, l’enjeu pour l’association et sa position personnelle argumentée ainsi qu’une date limite pour répondre. Cet-te adhérent-e reste la personne référente sur cette question durant la prise de décision.

Le GID décide soit de se réunir avec la personne référente, soit de se consulter par email.

Dans le cas où la consultation se fait par mail, les discussions se poursuivent jusqu’à proposition d’une décision. Si quelqu’un a une objection, il/elle expose son point de vue argumenté.


Les abonnés à ce GID, informent grâce à la framaliste, les autres membres de la commission dont ils sont référents, de la décision urgente, afin d’avoir leur avis.

.

La décision est actée si une proposition reçoit le consentement, de tous les membres de ce GID, dans le temps imparti. Une non réponse de la part d’un membre de ce groupe signifie que la personne n’a pas d’objection.

La décision est actée si une proposition reçoit le consentement de tous dans le temps imparti. Une non réponse de la part d’un membre de ce groupe signifie que la personne n’a pas d’objection.

La composition de ce groupe pourra être tournante (si plus de 12 personnes souhaitent en faire partie).

Il est regroupé sur l’adresse comm_interne_nvc@lists.riseup.net  

Cette adresse (comm_interne_nvc@lists.riseup.net) est également l’occasion de toucher les commissions, par l’intermédiaire de leur(s) référent(es) donc pourra être utilisée pour transmettre des informations diverses mais il est demandé à chaque intervenant de s’interroger sur la pertinence de ses messages afin de limiter le nombre d’envois de mails :

  • pour éviter la saturation de la boite mail des camarades

  • pour limiter l’impact écologique de nos emails (plus d’informations : http://www.arobase.org/ecole/email-ecolo.htm )


1.4.2 En assemblée générale ordinaire ou extraordinaire

Les décisions sont prises par les personnes présentes à la réunion par consentement, avec les modalités explicitées ci-dessus.

En cas de vote, un seul mandat de vote peut être attribué par un adhérent absent à un adhérent présent, avec ou sans consignes de vote.

La CG peut autoriser le vote par correspondance sous pli cacheté, remis ou adressé à la CG et ouvert lors de l’assemblée, par lui ou des assesseurs désignés, ou par courriel.

    1. Signatures, délégation et procuration

Les documents officiels sont signés par au minimum 1 Responsable légal.

En cas de force majeure, il peut être acté par la CG, le pouvoir de délégation sur un temps court et pour une raison valable, à une personne élue par cette CG.

Le trésorier, nommé au sein des Responsables légaux, a pouvoir de signature sur le compte bancaire et tout autre acte financier. Un autre Responsable légal pourra avoir procuration pour faciliter le quotidien associatif.

Ces décisions pourront être modifiées en CG.


1.6 Formation et transmission des responsabilités

Les bénévoles sont encouragés à se former (capacité à tenir les 4 rôles du cercle sociocratique, utilisation des outils numériques, élaboration d’un budget simple, animation de groupe, etc) afin de faciliter l’auto-gestion des commissions et favoriser une « culture commune » du fonctionnement de NVC.

Les bénévoles sont également encouragés à prendre progressivement des responsabilités.

De même, afin d’assurer le fonctionnement démocratique de l’association, les référent-es-s forment leurs successeurs pendant leur mandat.

Ainsi, la rotation est facilitée si bien que chaque responsable, de la CG ou d’une commission, pourra se mettre en retrait à la fin de son mandat.

1.7 Salarié

NVC pourra être amené à avoir un-e ou plusieurs salarié-e-es-s et/ou travailler avec un-e ou des prestataire-s.

Chaque poste rémunéré ou intervention professionnelle sera cadré par un périmètre clair d’objectifs et de limites d’action discutés et approuvés lors d’une CG. Une procédure claire et évolutive de prise de décision sera élaborée.

Le/la salarié-e mettra à la disposition des adhérents l’ensemble des documents qu’il/elle juge nécessaire afin que toutes les informations soient accessibles à tous.

Le/la salarié-e sera le/la subordonné-e de la CG. Il/elle n’aura pas pouvoir décisionnaire auprès de partenaires sans consultation préalable de la CG sauf mandat PONCTUEL de celle-ci.

Les salarié-es-s peuvent prendre part aux votes si ils/elles sont adhérent-es-s.

2 L’adhésion

Chaque adhérent (personne physique ou morale) a lu et respecte:

  • les statuts de l’association

  • la charte

  • le présent règlement intérieur

Si toutefois il-elle estime que l’un de ces documents peut ou doit être amélioré ou actualisé, cette personne est conviée à participer à la commission qui travaillera à ces modifications après validation par la CG.

L’adhésion à l’association est ouverte :

  • à toute personne physique et morale souhaitant concourir aux objectifs définis dans nos statuts et notre charte

  • aux personnes majeures et mineures avec autorisation parentale pour ces derniers

Les membres s’acquittent de la cotisation dont le montant est décidé lors de chaque assemblée générale.

Les membres participent, dans la limite de leurs disponibilités, à la vie de l’association et ne sont pas de simple « consommateurs » de ses activités.

    1. Montant des cotisations

Le montant de la cotisation annuelle est différent selon que l’on soit une personne physique ou morale (association-collectivité-entreprise).

Ceci dit et afin que l’adhésion à NVC soit accessible aux plus démunis, elle pourra être réduite à 1€ symbolique sur demande motivée (par un simple courriel) du futur adhérent.

Le montant est de :

  • 10€ personne physique

  • 5€ étudiant, sans emploi

  • 50€ structure (< 2 salarié-es-s) ; tarif pour une association sans salarié à partir de 10€

  • 100€ structure (entre 2 et 10 salarié-es-s)

  • 200€ structure (> à 10 salarié-es-s)

L’adhésion donne accès, entre autre, à l’annuaire et priorité lors des ateliers, formations

2.2 Procédure lors d’une faute grave entraînant une sanction, la radiation, le licenciement

Dans le cadre d’une faute grave, chaque adhérent-e peut motiver une demande de sanction / radiation / licenciement d’un-e autre adhérent-e de l’association auprès d’un-e des Responsables Légaux.
Celui/Celle-ci (le/la Responsable Légal) transmet la demande et les motivations de cette sanction / radiation / licenciement lors de la réunion de Coordination Générale suivante (avec mention préalable dans l’ordre du jour).

Un membre de la CG peut proposer que cette demande soit traitée lors d’une commission de médiation exceptionnelle. Si cette proposition est validée, alors la résolution du conflit se fera dans le cadre de cette CME.

Celle-ci sera composée des éléments suivants:

  • les différentes parties issues de ce conflit (plusieurs personnes peuvent être représentées)

  • de personnes neutres

  • d’au moins 2 Responsables Légaux

  • Cette commission pourra faire appel à un médiateur externe à l’association (en accord avec la CG).

Toute résolution de conflit ou de faute grave sera encadrée par les principes de bienveillance et les valeurs de respect, d’honnêteté et de justice.

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Version du 23 septembre 2016